Warum ist Planung wichtig?

Ist es nicht unnötig, Zeit in die Projektplanung zu stecken als in die direkte Umsetzung? Nein, das ist es nicht. Denn trotz des zusätzlichen zeitlichen Mehraufwands, der mit der Projektplanung einher geht wird dem gesamten Projektteam während der Projektlaufzeit viel Zeit erspart. Durch erfolgreiche Projektplanung am Anfang des Projekts wird ein Überblick über den zeitlichen Rahmen und die Aufgaben behalten, somit wird eine bessere Projektsteuerung gewährleistet. Außerdem gewährleistet ein Projektplan Qualität und Kontrolle, indem bspw. mit einem Meilensteinplan gearbeitet wird und das Projekt einer Erfolgsprüfung unterliegt. Ein weiterer Vorteil, den die Projektplanung mit sich bringt liegt darin, dass die Komplexität des Projekts reduziert wird. Durch die vorherige Planung wird jeder Arbeitsschritt und der Ablauf genau festgelegt, weswegen während des Projekts weniger Zeit dafür aufgewendet werden muss.

Die 4 Phasen eines Projekts

1. Projektdefinition

In der ersten Phase wird die Ausgangssituation definiert. Das Projektteam muss sich im Klaren darüber sein, wo sie aktuellen stehen. Hierbei ist eine realistische Einschätzung der IST-Situation erforderlich. Im nächsten Schritt wird die SOLL-Definition definiert. Was ist das zu erreichende Ziel des Projekts und welche Ergebnisse werden erwartet und sollen erzielt werden? Bei der Erarbeitung der Ziele machen sich zwangsläufig mögliche Risiken und Chancen bemerkbar. Diese gilt es ebenfalls schriftlich festzuhalten. Außerdem ergeben sich aus der Analyse der Ziele spezifische Arbeitspakete, die es zu erledigen gilt, um ebendiese Ziele zu erreichen. Die Arbeitspakete werden in verkürzter Form schriftlich festgehalten. Nachdem all diese Fakten gesammelt sind, folgt einer der wichtigsten Arbeitsschritte: die Wirtschaftlichkeits- oder auch Durchführbarkeitsprüfung. Bei diesem Schritt stellt sich heraus, ob die Umsetzung des Projekts lohnenswert ist. Das heißt, es wird dahingehend geprüft, ob sich die Kosten, der Zeitaufwand und der Umfang des Projekts ausbezahlt machen oder nicht. Wird die Entscheidung für die Umsetzung des Projekts getroffen, kann mit der zweiten Phase, der Projektplanung, begonnen werden.

2. Projektplanung

Bei diesem Schritt wird der genaue Ablauf des Projekts ausgearbeitet und in einem Projektablaufplan festgehalten. Dieser beinhaltet alle Meilensteine (weswegen auch häufig von einem Meilensteinplan die Rede ist) sowie alle zeitlichen Angaben mit Bezug zu den in Phase 1 erarbeiteten Arbeitspaketen. Dieser Schritt liefert einen allgemeinen Überblick über das Projekt, d Aufgaben sowie über wichtige Meilensteine. Meilensteine stellen Phasenübergänge dar, an denen bestimmte Zwischenziele erreicht sein sollen und dienen somit zusätzlich zur Motivation der Teammitglieder.

Weitere organisatorische Aspekte, die in dieser Phase geklärt werden, betreffen das Budget und das Qualitäts- und Risikomanagement sowie die Kommunikationswege des Teams.

3. Projektdurchführung und Controlling

Phase 1 und 2 hatten sehr viel mit der Planung des Projekts zu tun. In dieser Phase geht es um die gezielte Ausführung aller Aufgaben und Arbeitspakete sowie deren Kontrolle. Die Kontrolle des Vorgehens ist hierbei durchaus relevant, um unerwünschte Entwicklungen frühzeitig zu erkennen. Hierbei spielt die richtige Kommunikation eine ebenso wichtige Rolle, um eine Prognose zu treffen und herauszufinden, ob die gesetzten Ziele voraussichtlich erreicht (nicht erreicht) werden, die Aufgaben planmäßig abgewickelt werden und zu gewährleisten, dass Doppelarbeit vermieden wird.

4. Projektabschluss

In dieser Phase ist Endspurt angesagt! Die letzten offenen Aufgaben werden erledigt und anfallende Restarbeiten werden aufgeteilt, bis wirklich alles erledigt ist. Die aller letzte Instanz des Projektes bildet dann eine Projektabschlusssitzung, in der einige Fragen geklärt werden.

• Wurden alle Ziele erreicht? Wenn nicht, was sind die Gründe für das nicht Erreichen der Ziele?
• Zufriedenheit mit dem Ergebnis?
• Wie war das Arbeitsklima im Team und die Zusammenarbeit mit Dritten?
• Was war schlecht, welche Konsequenzen ziehen wir und wie sieht die Verbesserung für das nächste Projekt aus?
• Welche Aspekte wurden gut umgesetzt und was sollte bei zukünftigen Projekten genauso ablaufen?

Für einige scheint die Projektabschlusssitzung eventuell Überflüssig, da das Projekt bereits abgeschlossen wurde. Um Motivation der beteiligten Mitarbeiter aufrecht zu erhalten ist es jedoch wichtig, einen richtigen Abschluss des Projekts zu haben. Zudem ist es wichtig, Erfahrung zu dokumentieren und zu verbessern.

Fazit:

Ein Projekt kann wesentlich effizienter und entspannter von Statten gehen, wenn seine Durchführung auf der richtigen Projektplanung begründet ist. Wird die 4-Schritte-Methode zur Umsetzung eines Projektes beachtet, ist bereits ein großer Teil geschafft und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass das Vorgehen in einem erfolgreichen Projekt endet.