1. Die Ideensammlung

Zuerst haben wir ganz viele verschiedene Ideen gesammelt. Wir waren uns schnell einig, dass wir in der Nähe der Türe gut sichtbar ein Tablet anbringen möchten. Man soll anhand der Ampelfarben (grün, orange, rot) sofort erkennen können, ob der Raum frei oder gebucht ist. Eine weitere Idee war es, auf einem zweiten Bildschirm im Raum einen Countdown anzuzeigen und die Möglichkeit zu haben, die Buchung über diesen Bildschirm zu verlängern. Wir konnten unseren Ideen ihren Lauf lassen und neben dem klassischen Gamification Ansatz mit einem Reservierungs-Score gingen die Ideen bis hin zu Sensoren und Gesichtserkennung. Die Ideen haben wir dann anschließend den Überbegriffen „Buchung“, „Orientierung“ und „Gimmick“ zugeordnet. Uns war schnell klar, dass wir am Halunkenhack nur einen winzigen Teil der Ideen umsetzen können, also haben wir die für uns wichtigsten Punkte mit einem roten Dreieck markiert.

2. Der Prototyp entsteht

Bei mehreren Webentwicklern im Team kam schnell die Frage auf, ob wir das ganze auch technisch umsetzen sollen. Da die Kalender nicht bei uns liegen, ist es allerdings nicht so einfach an die Daten zu kommen. Wir haben uns dann dazu entschieden, nur die Designs für die einzelnen Screens zu erstellen und daraus dann einen klickbaren Prototypen zu bauen. Wir haben zunächst erste Entwürfe/Wireframes erstellt und uns überlegt, wie die einzelnen Screens aussehen sollen. Dabei sind uns dann einige Fragen gekommen, hier ein kleiner Ausschnitt der Fragen:

• Wie gestaltet man die Buchung, damit diese schnell und intuitiv durchgeführt werden kann?
• Wird nur der aktuelle Tag oder die ganze Woche angezeigt?
• Reicht es aus, wenn bei der Buchung nur ein Name eingetragen wird? Oder braucht es auch ein Thema?
• Kann man sich auch mit seinem Mitarbeiterausweis anmelden?
• Wie trägt man ein, wie lange man den Raum buchen möchte?

3. ZEIT 2.0

Nachdem wir die Fragen beantwortet hatten, wurden die finalen Designs erstellt und zu einem klickbaren Prototypen miteinander verbunden. Wir haben unserem Projekt den Namen ZEIT 2.0 gegeben, das steht für Zeitnahe Erfassung Interner Termine. Die Grundfunktion von ZEIT 2.0 ist der Statusindikator:

• Status Grün – Der Raum ist für mehr als die nächsten 30 Minuten frei.
• Status Orange – In den nächsten 30 Minuten beginnt ein Termin.
• Status Rot – Der Raum ist gebucht.

Die Buchung auf dem Bildschirm soll die Buchung am Computer nicht ersetzen. Sie dient dem Zweck, den Raum schnellstmöglich für einen kurzen Zeitraum buchen zu können:

• Die Buchung am Tablet geht sehr schnell, sie erfolgt in drei kurzen Schritten.
• Wir haben den Tag in 30 Minuten-Einheiten unterteilt. Man kann den Raum bis zur nächsten halben oder vollen Stunde buchen, damit ist keine Zeitauswahl mehr nötig.
• Man kann sich direkt mit seinem Ausweis anmelden. Ansonsten genügt es, den Namen einzutragen.

4. Wie geht es jetzt weiter?

Wir möchten gerne an diesem Projekt weiterarbeiten. Zunächst starten wir mit der Anzeige des Statusindikators. Dafür brauchen wir eine Schnittstelle zum Kalender, ein Tablet und es braucht eine Befestigung des Tablets am Raum. Damit das ganze auch messbar wird, möchten wir gerne vor- und nach der Umsetzung Umfragen im Team starten. Wir hoffen, dass wir mit unserem Projekt einen Beitrag dazu leisten können, die Nutzung der Besprechungsräume zu optimieren.