Die vier Grundprinzipien

1. Grundprinzip: Beginnen Sie mit dem, was Sie gerade tun

Der erste Schritt bei Kanban ist, zu definieren wie das Team momentan arbeitet. Nach welchen Regeln und Richtlinien arbeitet es? Und gibt es Mitglieder, die von der Methode nicht überzeugt sind. Kanban hat den Vorteil, dass die Methode in vorhandene Workflows oder Prozesse integriert werden kann. Das bedeutet, dass Unternehmen das Einführen leicht gemacht wird, denn es müssen keine Änderungen vorgenommen werden.

2. Grundprinzip: Inkrementelle/ evolutionäre Veränderungen verfolgen

Die Einführung der Methode bzw. die Optimierung der Prozesse erfolgt durch kleine Schritte. Dadurch wird darauf geachtet, dass wenn dann nur minimaler Widerstand aufkommt. Kanban wird als Teamsportart angesehen, das bedeutet, dass das gesamte Team daran arbeitet und alle zusammenhalten. Bildhaft gesprochen ist die Einführung der  Kanban-Methode ein Marathon und kein Sprint.

3. Grundprinzip: Bestehende Prozesse/Rollen/Verantwortlichkeiten respektieren

Das dritte Grundprinzip beschreibt den Umgang mit bestehenden Tätigkeiten. Diese werden nicht aufgelöst, sondern bleiben bestehen. Eine Veränderung ist immer möglich, jedoch nicht zwingend notwendig.

4. Grundprinzip: Führung auf allen Ebenen in der Organisation fördern

Eine Optimierung der Arbeitsprozesse kann nur dann erfolgen, wenn alle Ebenen einer Organisation daran beteiligt sind. Das bedeutet, dass jedes einzelne Teammitglied geschätzt wird und wenn er oder sie möchte, die Möglichkeit dazu erhält eine leitende Rolle zu übernehmen. Diese vier Grundprinzipien werde also beachtet, wenn ein Unternehmen sich dazu entschließt mit der Kanban-Methode zu arbeiten.

Die sechs Kernpraktiken

1. Kernpraktik: Das Kanban-Board

Im Mittelpunkt der Kanban-Methode steht die Visualisierung des Arbeitsprozesses. Dazu wird ein sogenanntes Kanban-Board verwendet. Die unterschiedlichen Arbeitsschritte werden dabei in Spalten dargestellt, so erhält man einen Überblick über den gesamten Prozess. Bei dem Board kann es sich um eine einfache Tafel handeln, es gibt dafür jedoch genauso auch Software-Lösungen. In den verschiedenen Spalten wird jede Aufgabe oder Anforderung durch eine andere Karte dargestellt. Die Karten wandern von links (dem Produkt-Backlog) über das Board nach rechts (Fertig).

Beispiel eines Kanban-Boards

2. Kernpraktik: Begrenzung parallel laufender Arbeit

Um die Überbelastung eines Arbeitsschrittes zu vermeiden, wird die Menge an parallel laufender Arbeiten begrenzt. Dies wird durchgesetzt durch beispielsweise eine begrenzte Anzahl an Karten in einer bestimmten Spalte. Durch das sogenannte Pull-System holt sich jede Spalte ihre Aufgaben bei der vorherigen Spalte, so verhindert man, dass eine Spalte mit besonders viel Arbeit mit Aufgaben überschüttet wird.

3. Kernpraktik: Manage den Workflow

Mitarbeiter messen ihren Workflow und schauen dabei wie gut sie selbst und ihre Arbeit organisiert ist. Dabei wird geschaut, wo sie noch etwas optimieren können.

4. Kernpraktik: Prozessregeln explizit machen

Durch Prozessrichtlinien wird zwischen den Mitarbeitern geregelt, unter welchen Regeln gearbeitet wird. Wann ist etwas fertig, was sind die Bedeutungen der einzelnen Spalten und wer entscheidet, welche Aufgabe wann gepullt wird? Dafür muss der Prozess klar definiert, gemeinsam bestimmt und für jeden öffentlich zugänglich sein.

5. Kernpraktik: Feedbackschleifen einbauen

Bei der Kanban-Methode wird viel Wert auf einen gegenseitigen Austausch und Feedback gelegt. Dadurch findet eine ständige Optimierung des Zusammenarbeitens statt.

6. Kernpraktik: Kontinuierliche gemeinsame Verbesserung

Damit das gesamte Team ein besseres Verständnis für den Prozess erhält und kreativere, effizientere Lösungsansätze findet können verschiedene Modelle und Methoden ins Auge gefasst werden. Ein Beispiel hierfür wäre die von Eliyahu M. Goldratt entwickelte Engpasstheorie. Außerdem sind Methoden für Selbstmanagement ebenso für die Optimierungen der Teamarbeit nützlich.

Vor- und Nachteile von Kanban

Die Kanban-Methode ist eine gute Möglichkeit die Arbeitsgeschwindigkeit zu steigern und den Arbeitsfluss zu visualisieren. Zudem schafft sie eine hohe Transparenz des Projektfortschritts und Fehler können frühzeitig erkannt werden. Durch das Pull-System wird die Motivation unter den Mitarbeitern gesteigert, da sie so selbstständig reagieren können. Kanban ist vielseitig einsetzbar und ist sowohl mit klassischen als auch agilen Projektmanagement Methoden kombinierbar. Bei Engpässen sind überlappende Kompetenzen der einzelnen Mitlieder gefragt, da sonst keine Auslastung gewährleistet ist. Bei Arbeitspaketen, die sich nicht klar voneinander abgrenzen lassen, ist Kanban nur sehr schwer anzuwenden, dies gilt auch für Projekte mit einem festen Enddatum, da die Methode ein fortlaufender Prozess ist. Ich hoffe, dass ihr mit diesem Beitrag einen guten Einblick in die Methode bekommen habt.