Projektreflexion – Vorausschauende Rückschau

Veröffentlicht von Erik - 6. Mai 2020

Die Reflexion als Rückschau auf die Projektphase Auch in Zeiten von Agilität und stetigem Bauen -> Messen -> Lernen finden die meisten Projekte doch früher oder später zu einem Ende. Das Produkt wurde ausgeliefert, die Ergebnisse präsentiert und der Kick Off Termin des nächsten Projekts steht bereits fest. In einer Projektreflexion (Reflexion -> Nachbesinnung, Spiegelung)

KressPro

 (Wie eine gute Retrospektive aufgebaut ist, steht hier: Die 5 Phasen einer Retrospektive). Doch gerade wenn das nicht der Fall war, lohnt es sich am Ende eines Projekts noch einmal gemeinsam auf die Zusammenarbeit im Projekt zurück zu schauen. Die Projektreflexion ist dabei zu trennen von einem Projektabschluss, in dem z.B. einem Auftraggeber Ergebnisse präsentiert werden und quantitative Ist/Soll Analysen stattfinden. Vergleichbar mit der Retrospektive soll sich die Projektgruppe intern fragen: Wie haben wir zusammen gearbeitet? Was hat uns behindert? Was hat uns beflügelt? Was hat zu Missverständnissen geführt und was können wir für uns daraus für die zukünftige Arbeit in Projekten lernen. Mitarbeiter, die Projekte beratend betreuen können zudem aus diesen Runden lernen, welche Schwierigkeiten auftreten und ob es unternehmensspezifische Hindernisse für ein gelungenes Projekt gibt. Wie ist der Ablauf? Es empfiehlt sich bei der Wahl einer oder mehrerer Methoden den Werkzeugkasten der agilen Retrospektiven zu kennen und zu nutzen. Dabei geht es immer darum Dissonanzen zu benennen, deren Ursachen aufzudecken sowie Mittel und Wege auszuprobieren, deren Einfluss zu minimieren. Darin gleichen sich Retrospektive und Reflexion. Allerdings müssen bei der Reflexion zwei Dinge beachtet werden, die sie von einer Retrospektive unterscheiden.

  1. Da eine Reflexion in der Regel ein einziges Mal zum Abschluss eines Projekts eingesetzt wird, kann sie nicht dazu beitragen das Projekt selbst noch erfolgreicher zu machen, da dieses beendet ist. Es können auch meist keine konkreten gemeinsamen Vorhaben des Projektteams bis zum Ende der nächsten Iteration beschlossen werden, da es keine Folgetermine gibt um diese zu besprechen und das Team möglicherweise mit Ende eines Projekts nicht mehr weiterbesteht.
  2. Die Zeit der gemeinsamen Zusammenarbeit umfasst die komplette Projektphase und nicht nur einen Sprint.

Es empfiehlt sich wie bei einer Retrospektive einen Moderator hinzuzuziehen, der nicht aktiver Teil des Projektteams ist. Möglicher Aufbau: Es sollte einerseits ein gewisser Freiraum geschaffen werden, dass die Themen durch die Teilnehmer selbst gesetzt werden können, andererseits sollte ein grober Rahmen vorgegeben werden, um die verschiedenen Aspekten eines Projekts nacheinander durchzusprechen. Diese können zum Beispiel sein:

  1. Planung
  2. Kommunikation
  3. Externe Faktoren (Auftraggeber, Dienstleister, Ressourcen)
  4. Erwartungen / Ergebnisse

Die einfachste Methode, zu diesen Aspekten jeweils ein Gespräch zu entfachen und zu ordnen ist das sammeln von positiven wie negativen Eindrücken zu jedem Aspekt. (Beliebte Methoden aus Scrum sind sonst care, share, dare oder drop, add, keep, improve). So soll zu jedem Teilbereich Input gesammelt werden. Tipp für die Moderation: Wenn ein Teilnehmer einen negativen Punkt nennt sollte er auch gleich den entsprechenden Vorschlag liefern, wie das in Zukunft anders gelöst werden kann. Wichtig: Timeboxing nicht vergessen. Endlose Diskussionen führen nicht weiter. Zum Abschluss kommen und potenzielle Lösungen vorschlagen lassen! Worauf ist noch zu achten? Um frei zu sprechen und eine Atmosphäre des Vertrauens zu schaffen, empfiehlt es sich, die Reflexion ohne den Auftraggeber des Projekts durchzuführen. (Analog zur Retrospektive, in der der Product Owner nicht an der Retrospektive teilnimmt).    

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