Warum also solltest Du deine Arbeitszeit effizienter gestalten? Um deine Lebenszeit nicht mit Daumendrehen oder sinnlosen Aufgaben zu füllen. In diesem Artikel möchte ich Dir keine Methoden zeigen. Solche Blogs und Channels gibt es zu Genüge. Ich möchte Dir viel lieber verschiedene Lösungsansätze zeigen, aus denen Du das passende für Dich herausnehmen kannst. Vielleicht kannst Du Dir dadurch Deine eigene Methode erstellen.

Vollkommener Fokus und müheloses Handeln

Flow ist ein Begriff aus der Psychologie, welcher vom ungarischen Psychologen Mihály Csíkszentmihályi geprägt wurde. Es bezeichnet den einen Zustand des „mühelosen Schaffens“. In diesem Zustand ist es als geschehe alles von alleine. Bei mir können das z.B. schwierige Abfahrten auf dem MTB sein oder ein Herausfordernder Gegner in einem Videospiel. Wenn ich während der Arbeit im Flow bin, realisiere ich es meistens erst, wenn ich sehe wie viele Aufgaben ich erledigt habe und dass ich garnicht bemerkt habe, dass die Zeit so schnell vorbei ging. In diesem 15 Minuten langem Video werden die neurobiologischen Effekte hinter dem Flow erklärt und gezeigt wie Meditation dabei hilft diesen Zustand zu erreichen. Ich kann es sehr empfehlen. Da Flow im Video besser erklärt wird als ich das hier im Blog je machen könnte und da Du diesen Zustand höchstwahrscheinlich kennst beschränke ich mich auf die wichtigsten Dinge. Zunächst einmal: Um in den Flow zu kommen, sollte der Grad der Herausforderung dem Grad Deiner Fähigkeiten und dem Vertauen in Deinen Fähigkeiten entsprechen. Sind die Aufgaben zu schwer entsteht schnell eine Überforderung und sind sie zu leicht langweilt man sich während dessen. Da man durch Erfahrung immer mehr in seinen Fähigkeiten wächst, ist es auch wichtig, dass die Tätigkeiten sich entsprechend anpassen. Natürlich ist es auch absolut notwendig, dass man fokussiert bei der Sache bleibt. Wer ständig abgelenkt wird oder sich selber ablenkt, kommt nie in den Flow.

So kannst Du den Flow für Dich nutzen: Versuche möglichst viele herausfordernde oder spannende Aufgaben hinereinander zu legen. Die Aufgaben müssen zu Dir und deinen Fähigkeiten passen. Im Flow zu sein ist als ob man Fahrt aufgenommen hat. Du kannst den Schwung den Du erreicht hast auch für andere Aufgaben benutzen. Gleichzeitig soltest Du Dich nicht bremsen lassen oder dich selber bremsen.

Konzentration, Ablenkung und Prokrastination

Wer konzentriert arbeitet kriegt mehr hin. Das ist nichts neues. Aber hast Du gewusst, dass Dein Gehrin erst mal „hochfahren“ muss? Es kann bis zu 5 Minuten dauern bis man wieder im Konzentrationsmodus ist. Wenn man während diesen 5 Minuten wieder abgelenkt wird, fängt man wieder von vorne an. Die Ablenkung kommt aber nicht nur von Kollegen am Arbeitsplatz, von Pushnachrichten oder Anrufen. Die Ablenkung kommt auch von einem selbst. Manchmal gehen wir total willkürlichen Gedanken nach sobald sie aufploppen. „Wie heißen nochmal die Kardashians?“ „Ist es ungesund mehr als 3 Kaffee am Tag zu trinken?“ „Wie genau ist eigentlich der erste Weltkrieg abgelaufen“ Solchen Dingen aktiv nachzugehen während man mitten im Tun ist bzw. kurz davor ist, nennt sich Prokrastination. Auch hierzu gibt es einen super TEDx Auftritt. Das größte Problem an der Prokrastination ist nicht nur, dass man sich immer wieder selbst aus der Konzentrationsphase reißt, sondern dass es zur Gewohnheit wird.

So kannst Du mit Ablenkungen umgehen: Zunächst musst Du in den Momenten der Ablenkung erkennen was gerade passiert. Beobachte Dich selbst und identifiziere deine internen und externen Ablenker. Passe nun Deine Umwelt an, damit diese Mechanismen seltener greifen. Ich habe z.B. den Feed von Pocket aus meinen Browser entfernt, weil die Artikel mich immer abgelenkt haben. Bei Outlook habe ich das Brieficon entfernt, der eine neue Mail signalisiert. Oft bedeutet der Drang sich selber ablenken zu wollen, dass die Aufgabe gerade nicht passt. Sie kann z.B. zu leicht, zu schwer oder einfach nur unverständlich sein. Oft braucht man in solchen Situationen einfach eine Pause. Dem Drang solltest Du nach gehen.

Gewohnheiten sind mächtig

Die Macht der Gewohnheit ist längst zu einem Gefügeltem Wort geworden über dessen Bedeutung wir wenig nachdenken und oft sogar negativ behaftet ist. Drehen wir den Satz aber einfach um damit wir die Aussage aus einer anderen Perspektive betrachten heißt es: Gewohnheiten sind mächtig. Na das klingt doch ganz anders! Macht ist zunächsteinmal neutral und kann zum Guten oder Bösen führen. Eine Gewohnheit kann dazu führen, dass ich ständig rauche und Junkfood verschlinge, oder dass ich regelmäßig Sport treibe und meine Aufgaben in Rekordzeit erledige. Gewohnheiten sind auch unglaublich wichtig für unseren Alltag, weil sie ganz automatisch ablaufen. Ich muss mich nicht jedes mal Fragen wie ich mir die Schuhe binde oder welchen Weg ich zur Arbeit nehme. Routinierte Tätigkeiten brauchen (fast) keine mentalen Kapazitäten und sind daher nicht anstrengend. Genau in diesem Automatismus liegen die Chancen und Risiken, die mit Gewohnheiten kommen. Wie Gewohnheiten im Detail funktionieren erklärt Charles Duhigg in seinem Buch The Power of Habit. Die Wichtigste Erkenntnis aus dem Buch ist, dass alle Gewohnheiten der gleichen Struktur folgen:

Ändere deinen Code

Wenn Du eine schlechte Gewohheit ablegen willst, so Charles Duhigg, dann behalte den Trigger und die Belohnung bei und ändere nur die Gewohnheit. Gleichzeitig heißt das auch, dass Du dich quasi umprogrammieren kannst. Wenn Du eine bestimmte Gewohnheit annehmen willst, überlege Dir wie sie getriggert werden soll und was die Belohnung ist. Der Trigger kann eine Uhrzeit an einen bestimmten Tag sein, die Gewohnheit einen Blogbeitrag schreiben und die Belohnung ein richtig geiler Schokoriegel. Du stehst nicht auf Schokolade? Wie Wäre es mit 15 Minuten Pause, die Du Dir gönnst? Wichtig ist, dass es wirklich eine Belohnung ist und dem Maß Gewohnheit angemessen ist. Sich für einen Blogbeitrag mit einem Kaffee zu belohnen, den man eh die ganze Zeit trinkt bringt nicht viel. Wenn man das oft genug gemacht hat kann man die Belohnung irgendwann sogar weglassen. Wichtig ist die Wiederholung. Erst dann kann sich eine Gewohnheit etablieren Viele Tätigkeiten sind selbstbelohnend wie Sport oder Lesen. Sie sind aber auch anstrengend und erfordern oft, dass man aus der eigenen Wohlfühlzone herauskommt. Zu wissen, dass man sich selber danach belohnt und langfristig eine gute Gewohnheit aufbaut hilft aber dabei. Es erfordert allerdings Planung und konsequentes Handeln.

So kannst Du die Macht der Gewohnheit für Dich nutzen: Identifiziere zunächst welche Abläufe oder Aufgaben Du zur Gewohnheit machen willst. Das können Reportings oder Controlling Tätigkeiten sein oder auch einen Blogartikel schreiben. Überlege Dir nun was der Trigger sein kann. Uhrzeiten sind oft sehr gute Trigger oder bestimmte wiederkehrende Ereignisse wie Mittagessen, den PC hoch- oder runterfahren. Achte bewusst auf Deinen Tagesaublauf. Danach bracuhst Du eine Belohnung. Ich habe zwar von Schokoriegeln gesprochen es gibt aber kalorienärmere Möglichkeiten. Ich spüre z.B. eine gewisse Befriedigung, wenn ich mit meinem Lieblingskulli einen Punkt von meiner Todo Liste streiche. Ein kurzer Bürospaziergang zu einem Kollegen kann auch eine tolle Belohnung sein. Irgendwann kannst Du die Belohnung sogar weglassen.

Richtig Planen und Priorisieren

Sich aufzuschreiben was zu tun ist sorgt dafür, dass wichtige Dinge nicht vergessen werden. Gleichzeitig bewirken Todo-Listen, Taskboards und ähnliches auch dafür, dass man unterbewusst nicht mehr daran denken muss. Das nimmt viel Stress vom Unterbewusst sein. Wichtig ist aber nicht nur die Vollständigkeit der Aufgaben, sondern auch ihre Priorität. Prioritäten ergeben sich meisten aus den Fragen der Dringlichkeit und Wichtigkeit. Wie man seine Aufgaben gut priorisieren kann, hat Jessi in diesem Blogartikel zusammengefasst. Die ganze Planerei ist zwar zeitaufwändig, sie macht die benötigte Zeit durch erhöhte Effizienz locker wieder wett.

Motivierende und demotivierende Listen

Eine Aufgabenliste kann motivieren, wenn man nach und nach die Aufgaben abarbeitet. Sie ist aber auch demotivierend wenn manche Aufgaben von anderen Personen oder Ereignissen blockiert werden. In diesen Fällen ist es natürlich wichtig die Blockade zu lösen, falls das nicht möglich ist, kann ich nur dazu raten die Aufgabe aus der Liste zu entfernen. Durch eine Erinnerung in Outlook z.B. kann man sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgreifen. Es ist sehr demotivierend über einen langen Zeitraum eine Aufgabe auf der Liste zu haben, die einem täglich hämisch ins Gesicht lacht. Eine gute Todo-Liste zeichnet sich auch dadurch aus, dass sie sich schnell abarbeiten lässt. Für mich persönlich sind meine handgeschriebenen Todo-Listen auch ein Zugeständnis an mich selbst. Quasi eine kleine Wette oder Herausforderung. Alle Aufgaben abzuarbeiten und zusätzlich alle Meetings und „on the Fly“ Aufgaben zu meistern, löst ein durchaus befriedigendes Gefühl aus.

Das macht einen guten Plan aus: Zunächst muss der Plan durchführbar sein. Das klappt nicht immer, weil das Leben nun mal so ist 🙂 Wenn Dein Plan aber immer fehlschägt, entwickelt sich schnell Frustration. Bedenke also, dass immer wieder Dinge oder Menschen zwischenfunken werden und pack Deine Liste nicht zu voll. Für den Fall, dass doch alles besser läuft als gedacht, solltest Du einen Backup haben. Als nächstes sollte dein Plan priorisiert werden. Ich ordne meine Aufgaben u.a. nach der Dringlichkeit. Wenn ich etwas tun muss auf das ich gar keine Lust habe (warum auch immer) dann lege ich das auf möglichst früh am Morgen. „Kröten schmecken morgens am besten“

Die richtige Zeit einplanen

Oft kann man aber gewisse Aufgaben auf der Liste nicht durchstreichen, weil man nicht genügend Zeit hat. Funktioniert das aber auch umgkehrt? Wenn ich durch zu wenig Zeit weniger als 100% meiner Todos erledige, erledige ich durch zu viel Zeit mehr als 100% meiner Aufgaben? Die Erfahrung sagt nein. Eines der sogenannten parkinsonschen Gesetze lautet: „Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht“ Wenn man also seine Zeit künstlich beschränkt, bekommt man mehr erledigt. Das gilt nur sehr bedingt. Irgendwann merkt man nämlich, dass man sich selber verarscht. In Gruppenarbeiten funktioniert das aber erstaunlich gut. Möchte man in einem Workshop z.B. gemeinsam ein Slogan entwickeln und nimmt sich dafür 60 Minuten Zeit, dann wid man erst nach 60 Minuten den Slogan haben. Begrenzt man die Zeit aber auf 20 Minuten, wird man erfahrungsgemäß ein Ergebnis mit gleicher Qualität erhalten.

So sparst Du Zeit in dem Du sie begrenzt: Wenn man die eigene Zeit begrenzt, spricht man auch vom Timeboxing. Gemeint sind Zeitblöcke und keine Zeitkämpfe 🙂 Vorallem bei Gruppenarbeiten wie Workshops habe ich sehr gute Erfahrungen gemacht in dem man die Zeit für eine Entscheidungsfindung stark begrenzt. Du kannst auch in Deinen Tickets die benötigte Zeit abschätzen. Innerlich wirst Du versuchen Dich daran zu halten. Versuche auch Meetings kürzer anzusetzen. Was spricht dann gegen 20 min anstatt 30 min?

Zusammenfassung

Diese Prinzipien hängen oft aneinander und können sich gegenseitig verstärken. In positiver und negativer Richtung. Das möchte ich an einem konkreten Beispiel aus meiner Arbeit verdeutlichen: Ich arbeite gerne mit Menschen und moderiere gerne Workshops. Vor allem wenn es um kreative Dinge geht. Die Teilnehmer dazu zu bringen ihr Wissen und ihre Erfahrung zu vereinigen und trotz unterschiedlicher Meinung auf ein Ergebnis zu kommen ist herausfordernd und erfordert ein gewisses Skillset. Hierbei komme ich oft in den Flow. Da ich in meinen Methoden mittlerweile sehr routiniert bin, geht die Durchführung auch einfach von der Hand. Bevor ich den Workshop durchführe habe ich mir natürlich einen Plan gemacht. Anhand von der verfügbaren Zeit und dem geplanten Ablauf, gebe ich einzelnen Punkten eine sehr begrenzte Zeit und Versuche immer die beanschlagte Meeting Zeit zu unterbieten also möglichst effizient zu sein. Das ist mir auch deswegen so wichtig, weil es um die Zeit von anderen geht. Und weil ich den Schwierigkeitsgrad erhöhe 🙂 Effizient zu arbeiten ist sehr befriedigend. Der Weg dahin kann aber recht komplex sein. Er fängt allerdings immer bei sich selbst an. Das macht es of sehr schwierig und anstrengend. Du musst aufmerksam arbeiten und dich selbst reflektieren und hinterfragen. Hast Du Dir allerdings die Mühe gemacht, kannst Du einen großen Teil deines Lebens sinnvoller gestalten.