Entspannter in den Urlaub mit den digitalen Urlaubszettel

Veröffentlicht von Jessica - 14. Februar 2020

Urlaub ist schön und entspannt– der Urlaubsantrag leider nicht.

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Vom Urlaubsantrag bis zum Urlaub

Ich, der Holiday Halunke, möchte in den Urlaub fahren. Das heißt, ich brauche zu aller erst einen Urlaubszettel. Diesen Fülle ich aus, und lege ihn meinem Vorgesetzten zur Unterschrift vor. Der Zettel tritt seine Reise mit der Hauspost in die HR Abteilung an, wo er händisch in die SAP-Systeme eingepflegt wird. Danach warte ich auf eine Rückmeldung, ob ich meinen Urlaub antreten kann oder nicht – vergebens. Apropos Urlaub – wie viele Urlaubstage habe ich eigentlich noch übrig und an welchen Tagen im Oktober 2020 habe ich bereits Urlaub eingereicht? Kann ich meinen Urlaub, falls es mir gut gefällt, spontan verlängern oder gar stornieren? – Natürlich nicht! Wer füllt denn den Urlaubsantrag aus und unterschreibt für mich? Ach, das ist echt mühselig…so viele Unklarheiten und vor allem so viel Papiermüll.

HAAAALT STOP! Mit den digitalen Urlaubszetteln hat das Leiden nun ein Ende.

Mit „TraHu – der Travel Halunke“ kannst du deinen Urlaubsantrag ganz einfach digital einreichen – vom Büro, von zu Hause oder schnell von unterwegs. Wähle einfach in der Desktop Version oder der App deinen Vorgesetzten aus und nenne den Zeitraum des Urlaubs. Deine Resturlaubstage berechnet TraHu direkt. Klicke auf „Urlaub beantragen“ und der Urlaubsantrag wird automatisch per Push-Nachricht in der App und PDF an deinen Vorgesetzten übermittelt. Dieser entscheidet direkt in TraHu, ob er deinem Antrag stattgibt oder nicht. Kurz darauf erhältst du eine Benachrichtigung mit jeweiliger Information. Und das Beste ist: Du hast eine kalendarische Übersicht über  all deine Resturlaubstage, über vergangene Urlaube und geplante Urlaube. Du siehst außerdem im Detail, wann du welchen Urlaub eingereicht hast, wann dieser genehmigt oder abgelehnt wurde und wie viele Resturlaubstage dir zu jedem Zeitpunkt zur Verfügung standen. Solltest du deinen Urlaub spontan verlängern, verschieben, verkürzen oder absagen wollen kannst du das ganz einfach über TraHu erledigen. Beachte jedoch, dass die Verlängerung eines Urlaubs die erneute Bestätigung deines Vorgesetzten erfordert.

Hört sich toll an, oder?

Das Projekt ist aktuell mit WordPress umgesetzt. Wenn man nun seinen Urlaub einreichen will, muss man sich zuerst mit seinen Zugangsdaten einloggen. Im Anschluss wird man zu einem Formular weitergeleitet, mittels dem man den digitalen Urlaubszettel ausfüllen kann.   Urlaubsbeginn, Urlaubsende, Anzahl der Urlaubstage, Resturlaub, den Arbeitsbeginn und den Vorgesetzten muss man noch ausfüllen. Ein Datum kann gemütlich über ein Drop Down Feld ausgewählt werden. Die automatische Berechnung von der Anzahl der Urlaubstage und des Resturlaubs wurden ins Backlog eingefügt. Nun muss man nur noch auf Bestätigen drücken und schon wurde eine Mail an den ausgewählten Vorgesetzten  versendet. Doch was passiert wenn der Vorgesetzte krank ist oder selber im Urlaub? Kein Problem, dafür wählt man einfach einen anderen Vorgesetzten aus. Zudem haben alle Vorgesetzten Zugriff im Backend auf eine Tabelle mit allen Urlaubseinträgen inkl. Filterfunktion. Den Namen erhalten wir durch den Vor- und Nachnamen des WordPress Users. Wir haben versucht es dem User so leicht wie möglich zu machen, aber gleichzeitig Privatsphäre und Sicherheit zu wahren. Die Vorgesetzten können nun einfach in ihre Mails schauen bzw. ins Backend der Seite und von dort aus den Mitarbeiter ins SAP einschreiben. Über eine Outlookregel kann definiert werden, dass Vorgesetzte die Mails über den Urlaubszettel direkt in den „Urlaubsordner“ bekommen, mit sämtlichen Anträgen die an diese Person gerichtet sind. Der Travel Halunke ist sowohl für Browser geeignet als auch für Android Geräte geeignet. Das Warten hat bald ein Ende.

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